Se você é gestor de um negócio do ramo de seja uma loja de autopeças e autocenter, saber como montar um fluxo de caixa da maneira certa é fundamental para garantir a saúde financeira da operação.
Neste artigo, vamos explicar o que é fluxo de caixa, qual a sua importância e, principalmente, como montar um controle eficaz para organizar entradas e saídas, evitar surpresas e tomar decisões mais seguras.
O que é e como funciona o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que registra todas as movimentações de dinheiro em um período: o que entra (receitas) e o que sai (despesas).
Ele pode ser feito de forma diária, semanal ou mensal, e permite que você acompanhe de perto a situação financeira da empresa.
Manter um fluxo de caixa atualizado é essencial para fazer previsões de alta ou baixa no faturamento, bem como para identificar gastos desnecessários e planejar investimentos.
A organização do fluxo de caixa não é uma atividade trivial, visto que é nisso que toda a gestão do negócio se baseia.
Passo a passo para montar o fluxo de caixa
Montar um fluxo de caixa que funciona não precisa ser complicado.
Com organização e disciplina, você consegue manter o controle das finanças da sua empresa e tomar decisões mais estratégicas.
Veja o passo a passo que preparamos:
1. Separe as entradas e saídas
O primeiro passo é listar todas as movimentações financeiras. Separe o que entra e o que sai do caixa.
Entradas podem incluir:
- Vendas à vista e a prazo;
- Recebimentos de crediário ou parcelamentos;
- Juros, rendimentos ou outros recebimentos.
Saídas incluem:
- Pagamentos de fornecedores;
- Salários e encargos;
- Despesas operacionais (aluguel, luz, internet, manutenção, etc.);
- Tributos e impostos;
- Compras de peças ou equipamentos.
2. Estabeleça um período de controle
Defina se o fluxo de conferência será diário, semanal ou mensal, de acordo com a realidade do seu negócio.
Empresas com grande volume de transações exigem um controle um pouco mais minucioso, logo, faz mais sentido optar por um controle diário, enquanto pequenos negócios podem começar com o semanal ou mensal.
O importante é que vire uma rotina e a gestão seja fiel a ela.
3. Use uma planilha ou sistema de gestão
Você pode começar o controle com uma planilha simples de Excel ou no Google Planilhas.
É fundamental que você ou sua equipe mantenha a disciplina de alimentar os dados sempre que houverem transações ou de acordo com a rotina estabelecida.
No entanto, para empresas com mais movimentação, o ideal é utilizar um sistema de gestão (ERP) que automatiza o controle financeiro, evitando erros e economizando tempo.
De qualquer forma, optar por um ERP ou por planilhas, manter a organização é importante.
4. Classifique as movimentações por categorias
Organizar entradas e saídas por tipo facilita a análise. Por exemplo:
- Entradas: vendas balcão, vendas online, recebimentos de parcelas, outros.
- Saídas: estoque, manutenção, folha de pagamento, contas fixas, impostos.
Isso ajuda a entender onde está concentrada a maior parte da receita e para onde o dinheiro está indo.
Sempre que for necessário gerar algum tipo de relatório para análise, você já terá em mãos a informação.
5. Faça conciliações frequentes
Como mencionado no tópico anterior, acompanhar o fluxo de caixa só funciona se ele estiver atualizado.
Por isso, é essencial conciliar os valores registrados com o extrato bancário, para garantir que tudo esteja correto.
A conciliação pode ser feita muitas vezes de forma automática ao fazer a integração com os sistemas bancários.
6. Analise os resultados e tome decisões
Agora que você organizou toda a casa e sabe como organizar o fluxo de caixa, é possível partir para as análises!
Com relatórios financeiros em mãos, você pode:
- Planejar compras com base na disponibilidade de caixa;
- Antecipar a necessidade de capital de giro;
- Negociar prazos com fornecedores;
- Identificar oportunidades de redução de custos.
Dicas extras para manter um fluxo de caixa saudável
Pra dar uma mãozinha pra você, separamos algumas dicas extras e não menos importantes para manter seu fluxo de caixa em dia e saudável.
Veja só:
- Evite misturar finanças pessoais e da empresa: isso dificulta o controle e compromete o caixa.
- Tenha uma reserva de emergência: mesmo com tudo organizado, imprevistos acontecem.
Faça projeções de fluxo de caixa: planeje os próximos meses com base no histórico de entradas e saídas.
Conclusão
Saber como montar um fluxo de caixa da maneira certa é o caminho mais acertado para manter seu negócio financeiramente saudável.
Com um bom controle, você evita imprevistos, melhora a gestão do capital e consegue crescer com mais segurança.Se você quer facilitar esse processo, conheça o Gaud, um sistema completo para lojas de autopeças e autocenters que ajuda você a organizar o fluxo de caixa e outros processos essenciais da sua empresa.
