Manter as contas a pagar e a receber em ordem é uma das atividades mais importantes para garantir a saúde financeira de qualquer empresa.
Essa gestão pode se tornar ainda mais complexa quando falamos de negócios que lidam com muitos fornecedores e prazos apertados, como as lojas de autopeças e/ou auto centers.
Um controle inteligente e bem feito evita atrasos, multas, esquecimentos e até aquele famoso “susto no caixa” no fim do mês.
Se você quer aprender de forma prática como fazer esse controle, este guia é para você.
A seguir, criamos um passo a passo simples e direto para organizar de vez suas finanças empresariais e nunca mais tomar “sustos”.
O que é contas a pagar e a receber?
Antes de mais nada, vamos entender um pouco mais sobre o que é o contas a pagar e a receber.
Imagine tentar dirigir um carro com o painel quebrado. Você não sabe a velocidade, quanto combustível tem ou se alguma luz de alerta está acesa.
Pode até chegar ao destino, mas com risco, insegurança e sem previsibilidade do que está por vir.
Assim é administrar um negócio sem controlar o que entra e sai de dinheiro no seu negócio.
Logo, contas a pagar são todas as obrigações financeiras da empresa: boletos de fornecedores, salários, impostos, aluguel, entre outros.
Já as contas a receber são os valores que a empresa tem a receber dos seus clientes: como vendas a prazo, boletos emitidos ou duplicatas.
Controlar essas entradas e saídas da forma certa ajuda a ter previsibilidade, tomar decisões mais seguras e até identificar oportunidades de crescimento.
Passo a passo para controlar contas a pagar e a receber
Para que você entenda como organizar seu financeiro em relação às contas a pagar e a receber, criamos 7 passos para te ajudar.
Vem com a gente!
1. Reúna todas as informações financeiras da empresa
Antes de começar qualquer controle, a primeira coisa a se fazer é ter uma visão completa do que a empresa precisa pagar e do que tem a receber.
Liste tudo: boletos em aberto, parcelamentos, débitos automáticos, valores a receber de clientes, entre outros.
É interessante categorizar os valores para saber onde estão concentrados os gastos.
Divida em: impostos, fornecedores, vendas parceladas, investimentos, materiais de escritório, entre outros.
Isso vai facilitar o acompanhamento depois.
2. Organize tudo em um sistema (ou planilha)
Se ainda estiver usando papel ou anotações soltas, está na hora de mudar. Isso é bastante perigoso e insustentável a longo prazo.
O ideal é usar um sistema ERP, que automatiza o controle e evita erros manuais. Mas, se estiver começando e não houver um fluxo intenso de contas a pagar e a receber, uma planilha bem organizada já é um bom começo.
Inclua colunas como:
- Data de vencimento
- Valor
- Forma de pagamento/recebimento
- Status (pago/recebido, pendente, atrasado)
- Categoria
- Observações
Nos sistemas ERPs, esse tipo de organização já vem pronta, o que facilita muito o cadastro e acompanhamento das informações financeiras.
3. Registre cada movimentação, sempre
Todo valor que entra ou sai da empresa deve ser registrado.
Isso inclui até pequenos pagamentos e recebimentos. O segredo de um bom controle financeiro está na consistência.
Você pode criar uma rotina de lançar todas as contas 1x ao dia – pode ser pela manhã, por exemplo.
Evite deixar contas acumuladas durante mais dias ou anotar em lugares diferentes, pois as informações podem se perder.
4. Acompanhe os prazos de vencimento
Use alertas na agenda, notificações ou mesmo post-its se for preciso, mas não perca prazos.
Atrasos geram juros, multas e podem prejudicar o relacionamento com fornecedores ou clientes.
E sabemos que em lojas de autopeças, ter um bom relacionamento com fornecedores pode ser uma vantagem competitiva grande.
Se usar um sistema ERP, esse processo fica mais fácil, pois ele avisa quando um vencimento está próximo ou em atraso.
5. Faça conciliações das contas bancárias com frequência
Conciliação é comparar o que foi planejado com o que realmente aconteceu.
Todo mês (ou toda semana, se preferir), revise o que foi pago, o que foi recebido e também o que ficar em aberto. Além disso, dê uma dupla conferida para ver se algo está em atraso.
A conciliação bancária no seu sistema ERP vai unir as informações das diferentes contas bancárias, sejam elas digitais ou físicas (dinheiro físico).
Por isso é importante que sejam lançados todos os tipos de entradas e saídas, independente se pagas em cartões, PIX, transferências ou em dinheiro físico.
Essa análise ajuda a identificar falhas e a corrigir erros rapidamente.
6. Acompanhe os relatórios financeiros
De nada adianta os lançamentos redondinhos se você não acompanhar os relatórios.
Os relatórios são fundamentais para entender a situação real do negócio. Eles mostram:
- Quanto você tem a pagar e a receber nos próximos dias
- Quais clientes estão em atraso
- Se a empresa está com fluxo de caixa positivo ou negativo
Com essas informações, você toma decisões melhores, como por exemplo: negociar prazos, antecipar recebimentos ou adiar pagamentos.
7. Automatize o processo com um sistema de gestão
Planilha é bom? Sim, mas só no começo.
Se você quer praticidade e mais controle, o melhor caminho é adotar um ERP como o da Gaud.
Ele centraliza as informações, organiza tudo em tempo real e ainda gera relatórios para você acompanhar no dia a dia o fluxo de contas a pagar e a receber.
Isso reduz erros, economiza tempo e profissionaliza a gestão financeira da sua empresa.Assim, os profissionais da área financeira têm mais tempo para dedicar a tarefas mais estratégicas, como um planejamento financeiro e tributário.
Conclusão
Fazer o controle de contas a pagar e a receber pode parecer trabalhoso no começo, mas com o passo a passo certo, você ganha segurança, evita prejuízos e mantém a sua loja de autopeças operando de forma saudável.
Comece pelo básico, vá evoluindo e se puder, conte com a tecnologia para avançar de forma ainda mais eficiente.Quer saber como um ERP pode facilitar tudo isso? Conheça o Gaud ERP e veja na prática como simplificar a gestão do seu negócio.
